La administración de proyectos es un concepto nebuloso. En algún tiempo era el reino de los gerentes de proyectos, armados con MS Project®, una oficina, viáticos y espacios excelentes para reuniones en todo el mundo, ahora se ha convertido en un rol, incluso una mentalidad, que se sirve del conocimiento profundo, habilidades de liderazgo, tácticas de negociación y un equipo empoderado (hoy probablemente remoto).
Incluso antes de que estallara la pandemia, la administración de proyectos estaba atravesando un cambio radical. Pero la naturaleza remota de nuestra nueva normalidad ha acelerado y transformado ese cambio tan rápidamente que las tendencias van y vienen ante nuestros ojos.
Para saber qué está de moda y qué no en la administración de proyectos, hablamos con los gerentes de proyecto que viven a la vanguardia de este cambio. Ellos nos comparten qué tendencias están aumentando, cuáles están disminuyendo y qué es fantástico -o decepcionante- acerca de estas tendencias.
Caliente: Herramientas de colaboración remota
La pandemia ha empujado a la gente, no solo a los que tienen trabajos técnicos, a usar herramientas a las que muchos se han resistido durante mucho tiempo. Y sucedió algo gracioso. Se sintieron cómodos con ellos. Descubrieron que las herramientas digitales que los técnicos hemos estado usando durante años les permitían ser altamente productivos, mientras se mantenían más cerca de casa y de la familia. Después de que las personas regresen a la oficina, de cualquier manera que hagan, es probable que esto continúe. Y eso lo está cambiando todo.
“La pandemia ha sido un catalizador”, dice Jeff DeVerter, director de tecnología de productos y servicios de Rackspace. “Microsoft ha visto dos años de transformación digital, personas que se trasladan a la nube, en unos pocos meses. Será interesante ver cómo esto ayudará a los negocios en el futuro”.
Scott Bales, vicepresidente de ingeniería de soluciones y entrega de Replicon, está de acuerdo. “No podemos pasar tiempo con nuestros clientes, una pérdida que ha afectado a los proyectos porque estar en la sala ofrece una conversación de mayor ancho de banda. Pero ganamos videollamadas. Ahora, en lugar de ver a alguien durante dos semanas en persona al principio y nuevamente cerca del final de un proyecto, lo ve el 100 por ciento del tiempo, en línea. Esto parece ser aceptado ahora como la norma. Esa es una tendencia interesante”.
“Los departamentos de TI siempre han tendido a adoptar cosas nuevas”, coincide Evans. “Se mueven fácilmente a cosas como JIRA, Slack y Teams. Pero ahora estamos viendo cambios al por mayor entre departamentos más tradicionales. Por ejemplo, un gran banco suizo con el que trabajamos está implementando Teams en toda su organización para que puedan tener reuniones de equipo en línea, chats, presencia virtual y todas las cosas que los expertos en tecnología han utilizado durante años “.
Frío: Reuniones
Las reuniones han sido fundamentales para la gestión de proyectos desde que el primer proyecto surgió del fango primordial. Pero 2020 podría resultar su desaparición.
Las reuniones largas en persona ciertamente se están quedando en el camino. Acelerada por la pandemia, la tendencia ya estaba en marcha. “No hace mucho, las reuniones del proyecto podían extenderse a dos horas, fácilmente”, dice Nancy Bechthold, vicepresidenta de operaciones de servicio en NetSPI. “Ahora son lo más rápido posible”.
Incluso tan recientemente como el año pasado, todos querían discutir cosas, resolver problemas e intercambiar ideas en reuniones de grupos grandes, dice ella. “Ahora la gente tiene tantas cosas que hacer, solo quieren una vista de panel”.
Kevin Evans, director de tecnología de ActiveOps, está de acuerdo. “No hace mucho, un gran proyecto para nosotros, un banco estadounidense o un proveedor de atención médica europeo, consistía en reunir a muchas personas en una sala para hablar. La gente decía: ‘¡Estoy aquí! Aquí está mi status. Me preocupa esto. Tengo un problema’. Y el grupo lo resolvería juntos “.
Ya no. No hay reuniones en persona. No hay reuniones de lanzamiento de grandes proyectos. Todo eso está bien.
Este cambio ha cambiado la naturaleza de las reuniones, no solo dónde o cómo se llevan a cabo. “Ahora, tienen mucho más estilo de punto de control”, dice Evans. “Los grupos más pequeños llegan a una reunión de video con soluciones pequeñas. La gente viene diciendo: ‘Mi equipo ha resuelto este problema’ en lugar de ‘Tenemos un problema’. Ha cambiado la dinámica”.
Caliente: Competencia
“Trabajar de forma remota nivela el campo de juego”, dice DeVerter. “Recientemente estuve en una llamada con el CIO de un gran banco global. En el pasado, habría volado a su ubicación, me habría puesto mi mejor traje y me habría reunido en su elegante oficina”.
La recopilación remota eliminó las trampas del éxito y el poder que históricamente ha definido este tipo de reunión de alto nivel. Sin necesidad de espacio de oficina, presupuestos de viaje o trajes de poder de Gucci, todo se redujo a la competencia.
“Estaba en lo que parecía la esquina de su ático”, se ríe DeVerter, “vistiendo un jersey. Su CTO estaba en una camiseta. Mucho de lo que solía suceder se basaba en la tradición, la presencia, ese tipo de cosas. Ahora, se trata de lo bien que pueda respaldar lo que está diciendo”.
Se está desarrollando de formas más infelices para las personas y organizaciones que se basaron en esos adornos en lugar de en la competencia. Pero esta tendencia ya ha demostrado ser buena para la productividad general.
“Todos seremos calificados según nuestra capacidad de producir como individuos y organizaciones”, dice DeVerter. “Muchas empresas han estado midiendo por presencia. Podrías arreglártelas si supieras cómo te ves ocupado, si llegaste en el momento adecuado y tuvieras la pila de papeles adecuada o la cantidad adecuada de correo electrónico”.
Ante esto, dice DeVerter, “el liderazgo debería poner todo sobre la mesa. Deberían poner el listón y decir cuál es la meta para que el equipo pueda correr hacia ella”.
Frío: El gerente de proyectos
“No tengo un gerente de proyectos en el equipo”, dice Maria Psaltaki, CPO en Infinity. “Esta es una tendencia que he visto en los últimos años. Si usted es una empresa de tecnología, es relativamente pequeño y tiene un marco ágil, no es necesario que desempeñe un rol de gerente de proyectos”.
El título de trabajo “gerente de proyectos” probablemente no desaparecerá de inmediato. Pero a medida que el rol de gerente de proyectos se transforme en uno de líder los equipos, con la ayuda de herramientas como JIRA, están asumiendo lo que alguna vez fue el timón del gerente de proyectos.
“Es la democratización del proyecto”, explica Dan Lawyer, vicepresidente senior de gestión de productos de Lucid, creadores de Lucidchart. “El gerente de proyectos todavía tiene su papel. Pero tener más personas responsables de su trabajo es útil”.
Esta tendencia está impulsada en gran medida por herramientas que permiten la visibilidad de los detalles de un proyecto que alguna vez estuvo en manos del gerente de proyectos. Ahora, con herramientas como Lucidchart, monday.com, Asana, JIRA y otras, todos pueden acceder a la información, la actualización de estado o el conocimiento que necesitan sobre el progreso de una tarea o los problemas de un equipo cuando lo necesitan, o cuando sucede. Con las herramientas adecuadas, los datos en tiempo real se alimentan directamente en la vista del proyecto de cada persona. La claridad de esto permite que el gerente de proyectos se libere de la carga del guardián para liderar y dirigir.
“Hablamos de los gerentes de proyectos como orquestadores”, dice Lawyer. “Están orquestando y habilitando. Los gerentes de proyecto todavía tienen un papel fundamental en que son necesarios”. El gerente de proyectos tiene el ojo puesto en una metaimagen del proyecto, ve los obstáculos en su camino y sabe cuándo dirigir a un equipo hacia la acción o las soluciones. “Pero está sucediendo de manera distribuida y democratizada”, dice.
Caliente: Significado
Ya sea que se trate de adoptar una posición sobre la injusticia racial, reconocer que los compañeros de trabajo tienen vidas fuera del trabajo, pagar a los empleados de manera justa, manejar las acusaciones de acoso sexual de manera responsable o responder a una pandemia, el significado es una tendencia popular.
“Todo el mundo bromea: ‘¿Cómo estás haciendo del mundo un lugar mejor?'”, dice Matt Burns, líder del ecosistema de startups en monday.com. “Pero ya no creo que sea una broma divertida. La gente quiere saber: ‘¿Cómo logras que este mundo sea más seguro, feliz y saludable? ¿Qué estás haciendo?’ Vivimos en una sociedad compartida y debemos centrarnos en mejorarla”.
Esto tampoco es algo que pueda manejarse a la ligera. Estar de acuerdo en algo y no respaldar una tendencia social puede fácilmente parecer falso, como subirse al tren para obtener puntos que no está dispuesto a ganar. “El público pedirá prueas”, dice Burns.
Ahora que hemos sacado la ubicación del lugar de trabajo, dice, es probable que el significado impulse las razones de las personas para elegir un empleador sobre otro, un lugar sobre otro. “Si desea obtener el mejor talento diverso para hacer crecer su organización, ellos deben saber que significan mucho, que son importantes, que están mejorando el mundo”, dice Burns.
Frío: Libertad
“Creo que la tendencia más importante que he visto es la libertad de selección de software”, dice Matt Burns de monday.com.
Ha habido, durante muchos años, dice, una actitud en las empresas de hacer el trabajo. No importa lo que use. Elija lo que más le convenga y hágalo realidad.
Esto ha alimentado un enorme mercado de herramientas y ha llevado a organizaciones en las que, a veces, no hay dos personas que usen lo mismo para mantenerse en el buen camino. “He trabajado con grandes empresas que tienen miles de herramientas diferentes en uso”, dice.
Eso está cambiando. Ha visto empresas que buscan la estandarización o la consolidación en un sistema que sirva a todos.
Algunas de las muchas herramientas son necesarias, por supuesto. “Podrías usar un martillo para cortar una salchicha, por ejemplo”, dice, “pero lo pasarías mal”.
“Pero muchas herramientas se superponen”, dice. “Veo que las organizaciones comienzan a consolidarse, especialmente en el último trimestre. El futuro gira en torno a la creación de sistemas y procesos que no se distribuyan en 1000 ubicaciones diferentes”.
“Cuando todas estas herramientas están distribuidas, eso significa que toda la información importante también es inaccesible para otros equipos o no saben dónde o cómo encontrarla”. Pero cuando se alojan en una herramienta que permite a todos acceder a todos esos datos, sin tener que sobrecargar al personal con la tarea de recopilarlos, la productividad aumenta.
Caliente: Liderazgo
“Históricamente, los gerentes de proyectos han estado muy orientados a las tareas”, dice Bechthold. “Tenían un plan de proyecto, se registraron con un equipo, asignaron tareas y revisaron periódicamente para ver el estado de esas tareas”.
Ese estilo de administrar proyectos está menguando. Y esto es tanto una oportunidad como un desafío para los gerentes de proyectos. “Estamos viendo que los gerentes de proyectos asumen un rol de liderazgo real”, dice. “Están dirigiendo a todo el equipo, además de guiar a los clientes hacia el mejor camino hacia el éxito”.
Esto significa que los gerentes de proyectos tienen que saber mucho más que cómo realizar un seguimiento de las tareas, las actualizaciones y los plazos. Deben comprender el proyecto, incluso los aspectos técnicos del mismo, sus requisitos legales y cómo todo esto impacta tanto en el negocio como en el proyecto. Quizás la comprensión de un gerente de proyectos no tiene que ser profunda, no en todos los temas. No se les puede presionar para que escriban código o autoricen argumentos legales. Pero tienen que saber lo suficiente para hacer las preguntas correctas o llamar la atención de un cliente sobre cuestiones importantes.
“Este es un conjunto de habilidades tremendamente diferente”, dice Bechthold. “Requiere experiencia, así como la capacidad de negociar, orientar y motivar. También significa que deben comprender el negocio y el negocio del cliente”.
Frío: Horas de oficina
Las horas de trabajo están tan arraigadas en nuestra psique colectiva que fue necesaria una crisis global para hacernos ver que podrían no ser necesarias.
Burns dice que hemos reemplazado el “horario de oficina” por algo más humano, que nos permite cuidar del trabajo, así como del hogar y de nosotros mismos. Funciona mejor no solo para trabajar desde casa durante una pandemia, sino también para una fuerza laboral global que opera en todas las zonas horarias. Él lo llama “contexto”.
Una vez que logramos la adopción generalizada de videollamadas, Teams, Slack, monday.com y otras herramientas que permiten que todos informen al equipo sobre su estado actual, obtener un contexto sobre lo que están haciendo las personas ha reemplazado la suposición de que si el reloj dice que son horas de trabajo , todo el mundo está trabajando. El contexto también ha reemplazado “si es fuera del horario de atención, deje a todos en paz”.
Ahora que hemos hecho ese cambio culturalmente, y seguimos siendo productivos, probablemente no volveremos.
“La gente puede trabajar por la mañana, cuidar a su hijo a la hora del almuerzo, trabajar un poco por la tarde, cuidar al niño de nuevo y trabajar un par de horas por la noche”, dice Evans. “Si eso funciona para ellos, está bien. Y dada la naturaleza de las herramientas remotas, suele ser así”. Este es un gran cambio. “No se podía tener a alguien en un entorno de oficina tradicional que llegara al trabajo a las 10 de la noche”, dice.
“Recientemente estuve trabajando con un grupo en Israel”, coincide Burns. “Sabía que era tarde. Entonces, antes de contactar, verifiqué su “estado” en monday.com. Lo había configurado para ‘trabajar pero también pasar tiempo con la familia’. Le envié un mensaje y pude darle un contexto de que simplemente estaba ofreciendo una actualización y le deseé lo mejor a él y a su familia”.
Saber que podía tener parte de la atención de su colega, no toda, influyó tanto en su enfoque como en sus expectativas. En ese caso, todo lo que necesitaba era una atención parcial. No hubo necesidad de una llamada o una reunión. La interacción ocurrió rápidamente en un mensaje instantáneo. Este es un escenario que se está desarrollando en todas partes. “Todos aceptamos más el ‘contexto’ de las personas”, dice Burns.
Tomado y traducido de CIO.com
